berufeerleben

Virtual Assistant (m./w./d.)

Virtual Assistants (m./w./d.) sind kaufmännische Fachkräfte, die als Selbstständige in einem eigenen Büro (teilweise auch von zu Hause aus) für mehrere Auftraggeber*innen Büroarbeiten übernehmen. Im Unterschied zu Büroangestellte, die in einem Unternehmen angestellt sind und für dieses vor Ort tätig sind, betreuen Virtual Assistants (m./w./d.) immer mehrere Kund*innen. Dabei übernehmen sie weitgehend dieselben Aufgaben, die innerbetrieblich Büroangestellte oder Assistenzkräfte durchführen. Dazu gehören die Abwicklung von E-Mail- und Schriftverkehr, Verwaltung und Pflege von Datenbeständen, Terminkoordination, die Kommunikation mit Kund*innen, Lieferant*innen, Ämtern und Behörden usw.

Bedingt durch die technischen Entwicklungen (Digitalisierung) und dadurch verbesserte Möglichkeiten im Home Office und des mobilen Arbeitens, ist der Beruf Virtual Assistant (m./w./d.) stark im Kommen. Unternehmen greifen zunehmend als Ergänzung zu den eigenen Bürokräften auf Virtual Assistants (m./w./d.) zurück, da diese je nach Arbeitsanfall flexibel und kostengünstig einsetzbar sind, da nur die klar vereinbarte Dienstleistung bezahlt wird.

Siehe auch die Berufe: Büroangestellter / Büroangestellte, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder Sekretär*in.

Beruf mit schulischer (Fach-)ausbildung
Hauptberuf

Berufsgruppen:

BIC (pdf)
Weitere Infos auf bic.vorarlberg.at

In jedem Beruf brauchst du spezielles fachliches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen zu Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für diesen Beruf.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

  • Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
  • genaues und sorgfältiges Arbeiten
  • selbstständiges Arbeiten
  • Einsatzfreude
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
  • Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich je nach Betrieb, Institution oder Organisation sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Hinweis: Die Begriffe werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

    Fachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

  • Anwendung generativer künstlicher Intelligenz (KI)
  • Anwendung und Bedienung digitaler Tools
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • gute Allgemeinbildung
  • gute Deutschkenntnisse
  • kaufmännisches Verständnis
  • schriftliches Ausdrucksvermögen
  • Zahlenverständnis und Rechnen

     

    Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

  • Hilfsbereitschaft
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kontaktfreude
  • Kund*innenorientierung

     

    Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

  • Aufmerksamkeit
  • Belastbarkeit / Resilienz
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Selbstmotivation
  • Selbstorganisation
  • Verschwiegenheit / Diskretion

     

    Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

  • gepflegtes Erscheinungsbild

     

    Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

  • Informationsrecherche und Wissensmanagement
  • Koordinationsfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • systematische Arbeitsweise
  • Umgang mit sozialen Medien

Selbstständigkeit

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung ist beispielsweise gegeben durch:

Freie Gewerbe:

  • Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
  • Lagerung und Vernichtung von Akten und Datenträgern (Evidenzbüro)

Informationen zum „Freien Gewerbe“: freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde. Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

ALLGEMEINE HINWEISE:

Selbstständige Tätigkeiten sind alle Tätigkeit, die du in eigener Verantwortung (also nicht angestellt), regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben willst. Für viele dieser Tätigkeiten brauchst du eine Gewerbeberechtigung. Es gibt aber auch sogenannte Freie Berufe (freiberufliche Tätigkeiten) und land- und forstwirtschaftliche Tätigkeiten, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen. Auch für viele dieser Tätigkeiten gibt es eigene Rechtsvorschriften für die selbstständige Berufsausübung, manche können aber auch ohne besondere Voraussetzungen selbstständig ausgeübt werden.

In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (egal, ob im Rahmen eines Gewerbes, als freiberufliche Tätigkeit, im Rahmen eines Land- und forstwirtschaftlichen Betriebes) musst du diese bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt und dem zuständigen Finanzamt melden. Je nach selbstständiger Tätigkeit gibt es noch andere Meldepflichten oder Register, in die du dich eintragen musst.

Selbstständige Tätigkeiten, für die eine Gewerbeberechtigung erforderlich ist, musst du außerdem bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat) anmelden.
Unabhängig von einem oft notwendigen Befähigungsnachweis musst du dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
  • österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
  • keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

Für weitere Informationen schau dir unseren Thementext Im Fokus: Selbstständigkeit an oder nutze eine der folgenden Quellen und Kontakte:

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

Berufsinfos werden zur Verfügung gestellt von:

Folgende Inhalte löschen:

Betriebliches Rechnungswesen

In jedem Unternehmen bewegen sich ständig Mengen (Güter, Geld). Das Betriebliche Rechnungswesen umfasst verschiedene Verfahren (z. B. Buchhaltung, Kostenrechnung, Bilanzierung), die diese Verschiebungen erfassen und auswerten. So kann das betriebliche Geschehen geplant, gesteuert und kontrolliert werden.

Big Data

Bezeichnung für gigantisch große Datenmengen, die mitunter global gesammelt werden - wie z. B. (Kunden-)Daten aus Social Media Plattformen, von Internet- und E-Maildiensten sowie von Verkehrsbetrieben, Fluglinien, Banken und Versicherungen.

Bonität

Reputation einer Person oder eines Unternehmens im Hinblick auf ihre Zahlungsfähigkeit oder Zahlungswilligkeit.

Break-Even-Point

Der Break-Even-Point ist wirtschaftlich gesehen die Gewinnschwelle und bezeichnet jene Absatzmenge/Produktionsmenge, bei der die Fixkosten eines Produktes/einer Leistung (oder auch der gesamten Produktion) durch die Deckungsbeiträge (= Erlös abzüglich der variablen Kosten) dieses Produktes/dieser Leistung abgedeckt sind und damit weder Gewinn noch Verlust entsteht.

Cache

Bezeichnung für einen Zwischenspeicher für abgerufene Internetseiten auf der Festplatte oder dem Arbeitsspeicher des lokalen Rechners bzw. Computers. Bei erneuter Anwahl bereits abgerufener Seiten werden diese von der Festplatte weg geladen statt aus dem Internet. Dadurch ergibt sich ein wesentlicher Geschwindigkeitsvorteil.

Content Management System (CMS)

Im EDV-Gebrauch umfasst der Begriff Content (zu deutsch Inhalt) gleichermaßen Texte, Audio und Video - eigentlich alles, was in digitaler Form vorliegt und irgendwie ausgegeben oder weiterverarbeitet werden kann. Management (zu deutsch Verwaltung) bedeutet in diesem Kontext die reine Informationsverwaltung unabhängig von ihrer Präsentation und dem gewählten Ausgabemedium. Das CMS ist dafür verantwortlich, welcher Inhalt von wem, wann, wohin und wie veröffentlicht werden soll.

Customer Relationship Marketing

engl. "customer" = Kunde; "relationship" = Beziehung

Beim Customer Relationship Marketing legt das Unternehmen verstärkt Wert auf die Kund*innenbeziehungen. Im Fokus der Vermarktungsstrategie liegt nicht das Unternehmen oder das Produkt, sondern die Pflege und der Ausbau der Beziehungen zu den Kund*innen. Dies kann auch computerunterstützt erfolgen, z. B. mithilfe von Adressdatenbanken, Versenden von Newsletter via E-Mail, Erstellen von digitalen Kund*innenprofilen (Profiling).

Datenbank

Softwareprogramme zur Sammlung, Speicherung und Weiterverarbeitung von Daten aller Art (z. B. Kundendaten, Stücklisten, Produktionsdaten, statistische Daten und Kennzahlen, wissenschaftliche Daten und vieles mehr). Geläufige Datenbankprogramme sind z. B. Access oder SQL.

Risk-Management

Die Berücksichtigung und Einkalkulierung aller möglichen Risiken (versicherbare und nicht versicherbare), die den Unternehmenserfolg oder -fortbestand gefährden könnten.