Amtsgehilf*innen unterstützen in Ämtern, Ministerien oder Gemeindeverwaltungen den Büro- und Verwaltungsbetrieb. Sie erledigen Botengänge, machen Aussendungen fertig, holen Akten aus dem Archiv und dergleichen mehr. Weiters geben sie Daten in Computer ein oder bedienen Kopiergeräte. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleg*innen, den Sachbearbeiter*innen ihrer Abteilung sowie zu ihren Vorgesetzten.
In jedem Beruf brauchst du spezielles fachliches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen zu Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für diesen Beruf.
Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:
Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich je nach Betrieb, Institution oder Organisation sehr unterschiedlich sein.
DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.
Hinweis: Die Begriffe werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
Die Ausbildung zum Amtsgehilfen / zur Amtsgehilfin ist nicht gesetzlich geregelt sondern erfolgt amts- bzw. betriebsintern nach einem vorangegangenen Aufnahmegespräch.
Als Voraussetzung für die Ausbildung in diesem Beruf gelten die allgemeinen Mindestvoraussetzungen für die Aufnahme in den öffentlichen Dienst:
Bewerber*innen, die über kaufmännische Grundkenntnisse verfügen, werden bei der Einstellung bevorzugt. Zusätzliche Weiterbildungsmaßnahmen erfolgen in Lehrgängen und Kursen (z. B. bei der Verwaltungsakademie des Bundes).
Eine selbstständige (freiberufliche) Berufsausübung als Amtsgehilfe / Amtsgehilfin ist nicht möglich.
ALLGEMEINE HINWEISE:
Selbstständige Tätigkeiten sind alle Tätigkeit, die du in eigener Verantwortung (also nicht angestellt), regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben willst. Für viele dieser Tätigkeiten brauchst du eine Gewerbeberechtigung. Es gibt aber auch sogenannte Freie Berufe (freiberufliche Tätigkeiten) und land- und forstwirtschaftliche Tätigkeiten, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen. Auch für viele dieser Tätigkeiten gibt es eigene Rechtsvorschriften für die selbstständige Berufsausübung, manche können aber auch ohne besondere Voraussetzungen selbstständig ausgeübt werden.
In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (egal, ob im Rahmen eines Gewerbes, als freiberufliche Tätigkeit, im Rahmen eines Land- und forstwirtschaftlichen Betriebes) musst du diese bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt und dem zuständigen Finanzamt melden. Je nach selbstständiger Tätigkeit gibt es noch andere Meldepflichten oder Register, in die du dich eintragen musst.
Selbstständige Tätigkeiten, für die eine Gewerbeberechtigung erforderlich ist, musst du außerdem bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat) anmelden.
Unabhängig von einem oft notwendigen Befähigungsnachweis musst du dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:
Für weitere Informationen schau dir unseren Thementext Im Fokus: Selbstständigkeit an oder nutze eine der folgenden Quellen und Kontakte:
Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.
Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.
Amtsgehilf*innen – auch Amtshilfe (m./w./d.), Kanzleibedienstete*r oder Amtswart*in genannt – verrichten Botengänge, befördern die Post und machen Aussendungen versandfertig. Sie besorgen Akten aus den Archiven, führen EDV-gestützte Datenbanken und Karteien, verwalten Büroartikel, vervielfältigen Dokumente und führen darüber Listen.
Amtsgehilf*innen erledigen kleinere Wartungsarbeiten. Sie bereiten amtliche Aussendungen für den Versand vor und bringen sie zur Post. Sie holen Akten für die einzelnen Abteilungen aus dem Archiv und führen über die Akten eine nach Alphabet, Geschäftszahl und Geschäftsjahr geordnete Kartei.
Amtsgehilf*innen in kleineren Gemeinden sind je nach Bedarf der Gemeindeverwaltung auch noch mit verschiedenen anderen Aufgaben betraut. Sie geben Auskünfte bei telefonischen Anfragen oder holen bei den jeweiligen Sachbearbeiter*innen die benötigten Informationen über die betreffenden Angelegenheiten ein.
Amtsgehilf*innen arbeiten mit Akten, digitalen Karteien, Datenbanken und Statistiken, mit Postsendungen, Formularen, Schriftstücken und Bürogegenständen. Dazu verwenden sie die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräte wie Computer und Laptops, Drucker, Scanner, Kopiergeräte, Frankiermaschinen und (Mobil-)Telefone. Sie setzen dabei Kommunikationstechniken wie E-Mails, Videotelefonie und das Internet ein.
Amtsgehilf*innen arbeiten in Amtsräumen und Archiven und erledigen Botengänge zur Post und direkt zu Empfänger*innen. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleg*innen sowie zu ihren Vorgesetzten und zu Sachbearbeiter*innen der jeweiligen Abteilungen (siehe z. B. Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), Sachbearbeiter*in, Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin) und informieren Kund*innen oder Parteien oder melden diese an.
Amtsgehilf*innen haben meist geregelte Arbeitszeiten während der üblichen Bürozeiten des Amtes, in dem sie tätig sind.
Amtsgehilf*innen arbeiten im öffentlichen Dienst. Sie sind dabei bei
Amtsgehilf*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.
Lehrgänge und Kurse an Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. bei der Verwaltungsakademie des Bundes oder des Berufsförderungsinstitut (BFI) und des Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten eine gute Gelegenheit sich in verschiedenen relevanten Bereichen weiterzubilden und höher zu qualifizieren.
Weiterbildung kann für Amtsgehilf*innen auch bedeuten, eine Fachausbildung im Rahmen einer Lehre zu absolvieren. Eine weitere Option ist der Besuch von Vorbereitungs- oder Aufbaulehrgängen, die den Abschluss einer Höheren Schule ermöglicht.
Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:
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